Anskaffelsesprotokoll
Anskaffelsesprotokollen dokumenterer vesentlige forhold og beslutninger gjennom konkurransen, ikke bare et sammendrag skrevet til slutt.
En anskaffelsesprotokoll skal dokumentere vesentlige forhold og beslutninger i anskaffelsesprosessen. Den gjør det mulig å kontrollere gjennomføringen i ettertid og bør oppdateres løpende.
DFØ tilbyr protokollmaler for ulike deler av anskaffelsesregelverket. Den konkrete plikten og innholdet må kontrolleres mot gjeldende regler og anskaffelsen.
Hva protokollen typisk forklarer
- oppdragsgiver, formål og anslått verdi
- valgt prosedyre og viktige frister
- markedsdialog og tiltak for likebehandling
- leverandører som deltok
- kvalifikasjon, avvisning og begrunnelse
- tilbud, evaluering og tildelingsbeslutning
- habilitetsvurderinger og godkjenninger
- avvik fra plan og vesentlige avklaringer
- kontrakt, verdi og eventuelle delkontrakter
Protokollen skal ikke fylles med all korrespondanse. Den bør peke til dokumentene og hendelsene som underbygger opplysningene.
Opprett den ved prosjektstart
Hvis protokollen skrives etter tildeling, blir begrunnelser rekonstruert fra hukommelse. Opprett den når anskaffelsen starter, og la systemet fylle inn objektive data som ID-er, datoer og deltakere automatisk.
Beslutninger bør fortsatt kreve menneskelig tekst og godkjenning. Systemet kan foreslå at et felt mangler, men bør ikke generere en rettslig begrunnelse uten kontroll.
Datakilder i KGV
| Protokollfelt | Mulig systemkilde |
|---|---|
| Frister og kunngjøring | eForms- og Doffin-data |
| Spørsmål og rettelser | Kommunikasjonslogg og dokumentversjon |
| Mottatte tilbud | Sikker mottaks- og åpningslogg |
| Kvalifikasjon | ESPD, dokumentkontroll og beslutning |
| Evaluering | Kriterium, score, tekstbegrunnelse og godkjenning |
| Tildeling | Beslutning, meddelelse og karensdato |
Gjenbruk av data reduserer feil, men krever revisjonsspor og låsing av godkjente versjoner.
Kvalitetssjekk
En uavhengig leser bør kunne forstå hvorfor konkurransen ble gjennomført slik, hvilke leverandører som ble vurdert og hvorfor utfallet ble som det ble. Kontroller at begrunnelsen samsvarer med samtidige dokumenter, ikke bare sluttresultatet.
Kontroller også personopplysninger og forretningshemmeligheter før protokollen deles. Innsynsvurdering og arkivering bør følge egne rutiner.
Leverandørperspektivet
Leverandøren har normalt ikke ansvar for oppdragsgiverens protokoll, men egne logger over spørsmål, innsending, avklaringer og tilbudsversjon er nyttige ved debrief, innsyn eller klage. Bruk portalinnsending-sjekklisten .
Les videre om evaluering av tilbud og habilitet .
Offisiell kilde
Se DFØs maler for anskaffelsesprotokoller . Bruk riktig mal og kontroller gjeldende regelverk.