Arkivering og Noark for anskaffelsessystemer
KGV og KAV bør støtte kontrollert arkivering, men er ikke automatisk virksomhetens autoritative arkiv.
Offentlige anskaffelser skaper kunngjøringer, konkurransedokumenter, tilbud, spørsmål, vurderinger, beslutninger, kontrakter og endringer. Et KGV eller KAV kan lagre dette under arbeidet, men er ikke nødvendigvis virksomhetens godkjente sak- og arkivsystem.
En arkivintegrasjon må bevare både dokumentet og konteksten som gjør det forståelig og etterprøvbart.
Hva bør overføres?
Virksomheten må fastsette dette i egen arkivplan og rutine. En typisk mapping kan omfatte:
| Anskaffelsesobjekt | Aktuelle metadata |
|---|---|
| Konkurranse | Tittel, intern ID, kunngjørings-ID, prosedyre og ansvarlig |
| Dokument | Dokumenttype, versjon, dato, forfatter og status |
| Kommunikasjon | Avsender/mottaker, tidspunkt, kanal og konkurransereferanse |
| Tilbud | Leverandør, mottakstid, delkontrakt og tilgangsbegrensning |
| Evaluering | Kriterium, beslutningsversjon, godkjenner og dato |
| Kontrakt | Part, periode, verdi, opsjon og signeringsstatus |
Ikke arkiver alt som én ustrukturert ZIP-fil dersom saksbehandleren senere må finne beslutningen, dokumentversjonen eller korrespondansen.
Noark-grensesnitt
Noark beskriver krav og modeller for arkivdanning. Noark 5-tjenestegrensesnittet er en standard for kommunikasjon mellom fagsystemer og Noark-løsninger. Den konkrete arkivleverandøren kan ha egen implementasjon, utvidelser og autentisering.
Lag derfor et internt arkivadapterlag. Anskaffelsessystemet sender et stabilt domeneobjekt til adapteren, mens adapteren mapper det til kundens arkiv-API. Dette hindrer at hele produktmodellen bindes til én leverandørspesifikk struktur.
Overføring må avstemmes
En HTTP 200-respons er ikke tilstrekkelig. Arkivjobben bør registrere:
- hva som skulle overføres
- checksum for dokumentfilen
- hvilke metadata som ble sendt
- ekstern system-ID og journalpostreferanse
- tidspunkt og resultat
- eventuelle avvik eller manuelle valg
Kjør deretter avstemming som bekrefter at antall dokumenter og sentrale identifikatorer stemmer. Feil skal havne i en synlig arbeidskø, ikke forsvinne i en teknisk logg.
Skjerming og tilgang
Tilbud kan inneholde forretningshemmeligheter og personopplysninger. Skjerming må ikke reduseres når data flyttes. Kartlegg hvordan tilgangsgrupper og hjemler representeres i både anskaffelsessystem og arkiv, og hva som skjer når mapping mangler.
Det bør være et bevisst skille mellom operativ tilgang under evaluering, senere innsynsbehandling og langtidsbevaring. Les også tilgangsstyring og revisjonsspor .
Krav ved kjøp eller utvikling
- Definer arkivhendelser og metadata før løsningen bygges.
- Krev kø, gjentakelse og manuell feilbehandling.
- Bevar dokumentenes originale format og checksum.
- Test skjerming, store vedlegg og delvis feil.
- Test full eksport dersom systemet skal avvikles.
- Dokumenter hvem som eier avstemmingen.
Offisiell kilde
Se Arkivverkets Noark 5-tjenestegrensesnitt . Arkivkrav må avklares mot virksomhetens arkivansvarlige og gjeldende regelverk, ikke bare systemleverandøren.