ESPD-integrasjon i KGV

ESPD er leverandørens egenerklæring om avvisningsgrunner, kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier. I et KGV er ESPD ikke bare et vedlegg. Oppdragsgiverens forespørsel og leverandørens svar må knyttes til riktig konkurranse og virksomhet.

DFØ opplyser at Norge ikke har en sentral ESPD-tjeneste. Et KGV for det norske markedet må derfor ha integrert støtte for å utforme forespørselen og ta imot svarene.

Arbeidsflyten

1. Oppdragsgiveren velger relevante avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav.
2. KGV bygger en strukturert ESPD-forespørsel knyttet til konkurransen.
3. Leverandøren fyller ut svar for riktig juridisk enhet.
4. Eventuelle støttende foretak og underleverandører håndteres eksplisitt.
5. Systemet validerer obligatoriske felt og signalkonflikter.
6. Oppdragsgiveren vurderer svarene og kan senere be om underliggende dokumentasjon.

Kritiske produktvalg

En god løsning bør gjenbruke virksomhetsopplysninger uten å skjule hvilket tidspunkt de gjelder for. Leverandøren må bekrefte svarene på nytt i hver konkurranse. Et gammelt svar kan være feil dersom eierskap, skatteforhold, kapasitet eller støttende virksomheter har endret seg.

KGV-et bør vise forskjellen mellom:

• leverandøren som leverer tilbudet
• virksomhet leverandøren støtter seg på for å oppfylle krav
• underleverandør som skal utføre deler av leveransen
• person som fyller ut eller godkjenner svaret

Disse rollene kan utløse ulike spørsmål og dokumentasjonsbehov.

Leverandørens kontroll

Ikke svar «ja» av vane. Koble hvert kvalifikasjonskrav til bevis, eier og gyldighetsdato. Bruk dokumentlisten og les Bynas ESPD-guide .

Hvis spørsmålet er uklart eller ikke samsvarer med konkurransegrunnlaget, bruk den formelle spørsmålskanalen før fristen. Ikke legg til grunn at et strukturert skjema overstyrer andre bindende dokumenter.

Sporbarhet og personvern

Lagre hvilken ESPD-versjon som ble brukt, hvem som endret svaret og hva som faktisk ble levert. Personopplysninger og opplysninger om mulige avvisningsgrunner krever stram tilgang. Ikke kopier hele ESPD-datasettet til analyseverktøy uten et definert formål og tilgangsmodell.

Ved gjenbruk bør systemet fylle inn forslag, markere kilde og alder og kreve aktiv bekreftelse. Dette gir raskere arbeid uten at automatisering blir en skjult sannhetskilde.

Integrasjon er mer enn filimport

Import og eksport kan være nyttig, men systemet må bevare relasjonen mellom forespørsel, svar, virksomhet, konkurranse og dokumentasjon. Test også hva som skjer når en forespørsel endres etter at leverandøren har startet svaret.

Les om krav til KGV og tilgangsstyring .

Offisiell kilde

Se DFØs KGV-veiledning om ESPD . Kontroller alltid den konkrete konkurransen og gjeldende spesifikasjon.