Evaluering av tilbud
Evalueringen skal anvende de publiserte kriteriene konsistent og dokumentere hvorfor relevante forskjeller gir ulike resultater.
Evaluering av tilbud handler ikke bare om å fylle inn poeng. Oppdragsgiveren må anvende de publiserte tildelingskriteriene på en konsistent og etterprøvbar måte.
Lås modellen før tilbudene åpnes
Kriterier, vekter, poengskala, eventuell prismodell og regler for summering bør være avklart før evalueringen starter. Endringer etter at tilbudene er kjent kan skape risiko for forskjellsbehandling.
Test modellen med fiktive tilbud. Kontroller om vektene faktisk gir ønsket utslag, om prisformelen oppfører seg rimelig ved store avvik og om poengskalaen kan forklares.
En kontrollert evalueringsflyt
- Kontroller habilitet og tilgang.
- Bekreft hvilke tilbud og versjoner som inngår.
- Gjennomfør kvalifikasjon og eventuelle avvisningsvurderinger etter riktig rekkefølge.
- La evaluatorer lese relevante deler mot samme kriteriedefinisjon.
- Registrer tekstbevis før eller sammen med foreløpig score.
- Kalibrer ulik bruk av skalaen uten å presse frem kunstig enighet.
- Godkjenn endelig begrunnelse og summering.
- Kontroller at meddelelsen bygger på låst resultat.
Fra observasjon til poeng
En evalueringspost bør ha fire deler:
- observasjon: hva tilbudet faktisk beskriver
- relevans: hvordan dette svarer på kriteriet
- forskjell: hva som er bedre eller svakere enn andre tilbud eller definert nivå
- konsekvens: hvorfor forskjellen påvirker måloppnåelsen og poenget
Generelle formuleringer som «god forståelse» er svake hvis de ikke viser hva forståelsen består i.
Systemstøtte og sperrer
Et KGV bør bevare individuell vurdering, felles beslutning og endringshistorikk. Ved endring etter godkjenning bør systemet kreve begrunnelse og ny godkjenning. Summering og prisformel bør beregnes automatisk, men vis input og mellomregning slik at resultatet kan kontrolleres.
| Kontroll | Risiko som reduseres |
|---|---|
| Låst kriterieversjon | Skjult endring etter tilbudsåpning |
| Kildehenvisning per vurdering | Poeng uten belegg |
| Kalibreringslogg | Ulik skala mellom evaluatorer |
| Automatisk summering | Regne- og kopieringsfeil |
| To-personers godkjenning | Uoppdaget endring før meddelelse |
Leverandørens forberedelse
Leverandøren bør strukturere tilbudet etter kriteriene, bruke dokumenterte bevis og forklare effekt for oppdragsgiveren. Bruk eksisterende guide til evalueringsmodell og red team-sjekklisten .
Etter evalueringen
Vinnerens evaluerte forpliktelser bør overføres til kontraktsoppfølgingen. Ellers kan kvaliteten som ga uttelling forsvinne etter signering. Les digital kontraktsoppfølging .
Offisiell kilde
Se DFØs anskaffelsesprosess og kontroller gjeldende veiledning for tildelingskriterier og evaluering.