Hva er KAV?
KAV er arbeidsflaten for å forvalte kontrakten etter signering, med ansvar, frister, endringer, avvik og dokumentasjon samlet.
KAV står for kontraktsadministrasjonsverktøy. Der KGV hjelper oppdragsgiveren frem til konkurransen er avsluttet, skal KAV gjøre den inngåtte avtalen styrbar gjennom hele kontraktsperioden.
En signert kontrakt regulerer rettigheter og plikter, men den følger ikke opp seg selv. Opsjonsfrister kan passere, prisregulering kan bli feil og avvik kan bli liggende i e-post. KAV gjør slike hendelser til oppgaver med eier, frist, dokumentasjon og beslutning.
Kjernefunksjoner i et KAV
Et nyttig KAV bør minst holde orden på:
- kontraktsparter, ansvarlige og kontaktpunkter
- avtaleperiode, opsjoner, oppsigelsesfrister og milepæler
- priser, indekser, budsjetter og faktiske kjøp
- leveranser, tjenestenivåer og nøkkelindikatorer
- avvik, krav, endringer og godkjenninger
- møter, referater, dokumentversjoner og korrespondanse
- leverandør- og kontraktsrisiko
- plan for ny konkurranse eller avslutning
Varsler alene er ikke kontraktsoppfølging. Hvert varsel må lede til en definert handling. Et opsjonsvarsel bør for eksempel vise beslutningsgrunnlag, forbruk, leveransekvalitet, prisutvikling, risiko og hvem som kan godkjenne opsjonen.
Fra KGV til KAV
Overføringen bør starte med strukturerte data, ikke bare en PDF av kontrakten. Konkurransens identifikator, delkontrakt, valgt leverandør, priser, opsjoner, evaluerte forutsetninger og forpliktelser bør følge med. Da kan kontraktsansvarlig kontrollere om leveransen faktisk samsvarer med tilbudet som vant.
Hvis overføringen skjer manuelt, bør virksomheten bruke en fast kontrolliste og en to-personers kontroll. Feil startdato eller manglende opsjonsfrist kan få større økonomisk konsekvens enn mange små funksjonsmangler i systemet.
KAV sett fra leverandørsiden
Leverandøren får ikke nødvendigvis tilgang til oppdragsgiverens interne KAV. Likevel påvirker systemet hvordan leveransen må dokumenteres. En god leverandør etablerer derfor en speilet struktur for:
- kontraktskrav og målepunkter
- dokumentasjon per leveranseperiode
- avvik, årsak og korrigerende tiltak
- godkjente endringer og økonomisk effekt
- faktura, kreditnota og avstemming mot avtalen
Koble gjerne denne strukturen til kontraktsgjennomgangen og en leveranseplan .
Data og integrasjoner
KAV gir størst verdi når kontraktsdata kan sammenholdes med bestillinger, fakturaer og regnskap. Da blir det mulig å oppdage kjøp utenfor avtale, feil indeksregulering og budsjettavvik tidligere. ReAI kan være økonomisk faktagrunnlag for leverandørens prosjektregnskap og fakturering, men avgjør ikke kontraktsmessige spørsmål.
| Integrasjon | Praktisk verdi |
|---|---|
| KGV | Overfører kontraktsgrunnlag og vinnerens forpliktelser |
| Økonomi | Sammenligner avtalt pris, forbruk, faktura og budsjett |
| Sak og arkiv | Bevarer beslutninger og dokumentasjon med riktig kontekst |
| Identitet | Styrer roller når personer eller ansvar endres |
| Analyse | Viser avvik, gevinst og risiko på tvers av avtaler |
Når trenger man KAV?
Små virksomheter kan følge noen få enkle avtaler i en kontrollert oversikt. Behovet for KAV øker når antallet kontrakter, verdien, varigheten, opsjonene eller kravene til rapportering vokser. Det avgjørende er ikke systemnavnet, men om virksomheten kan vise hvem som gjorde hva, på hvilket grunnlag og når.
Les videre om forskjellen mellom KGV og KAV og digital kontraktsoppfølging . Leverandører kan bruke Bynas mal for kontraktsrisiko før signering.
Offisiell kilde
Se DFØs tema om fagsystemer for digitale anskaffelser . Behov og krav varierer med virksomhetens ansvar, avtaler og arkivplikt.