Hva er KGV?

KGV står for konkurransegjennomføringsverktøy. Det er systemet en offentlig oppdragsgiver bruker til å forberede og gjennomføre en konkurranse digitalt. For leverandøren er KGV vanligvis portalen der konkurransedokumentene hentes, spørsmål stilles og tilbudet leveres.

Et KGV er ikke det samme som Doffin. Doffin er den nasjonale kunngjøringsdatabasen, mens KGV er arbeidsverktøyet rundt selve konkurransen. En kunngjøring kan lede fra Doffin til det KGV-et oppdragsgiveren bruker.

Hva KGV gjør i praksis

Et moderne KGV dekker normalt fem sammenhengende oppgaver:

1. Oppdragsgiveren bygger konkurransen, frister, krav og kunngjøringsdata.
2. Kunngjøringen opprettes som eForms-data og sendes til Doffin.
3. Leverandører får lik tilgang til dokumenter, spørsmål, svar og rettelser.
4. Tilbud mottas kryptert og åpnes etter fristen med kontrollert tilgang.
5. Kvalifikasjon, evaluering, meddelelse og protokoll dokumenteres i et revisjonsspor.

KGV-et bør gjøre det vanskelig å hoppe over obligatoriske steg. Det skal samtidig være mulig å håndtere ulike prosedyrer, delkontrakter, opsjoner, kvalifikasjonskrav og tildelingsmodeller uten å miste sammenhengen mellom kunngjøring og konkurransegrunnlag.

KGV sett fra leverandørsiden

Leverandøren bør tidlig kontrollere hvilken portal som gjelder, hvem som har tilgang og om virksomheten må registreres. Last ned hele dokumentpakken og bygg en kravmatrise før skrivearbeidet starter.

All konkurranserelatert kommunikasjon bør skje i den kanalen oppdragsgiveren har angitt. Et spørsmål sendt på vanlig e-post kan havne utenfor den formelle prosessen. Kontroller også at innsendingen faktisk har status som levert. Et lokalt dokument eller et påbegynt opplastingsløp er ikke et levert tilbud.

Norske minimumsbehov

DFØs veiledning om anskaffelse av KGV fremhever tre sentrale forhold:

• KGV må kunne integreres med Doffins API og produsere kunngjøringer i eForms.
• Løsningen må ha integrert støtte for ESPD, fordi Norge ikke har én sentral ESPD-tjeneste som KGV-ene kan sende brukeren videre til.
• Løsningen må støtte sikker kommunikasjon og mottak gjennom konkurransen.

I tillegg kommer virksomhetens egne krav til blant annet roller, logging, personvern, arkiv, universell utforming, språk, integrasjoner og datamigrering.

KGV er én del av en større arkitektur

KGV bør ikke bli et isolert dokumentlager. Behov og beslutninger kan starte i andre fagsystemer. Kunngjøringen går via Doffin-integrasjonen . Kontrakten kan følges opp i et KAV . Arkivverdige dokumenter må overføres til sak- og arkivsystemet.

Derfor er eksport, stabile identifikatorer og åpne integrasjonspunkter like viktige som skjermbildene. Et system som fungerer godt under konkurransen, men låser historikken etterpå, skaper manuelt arbeid og svakere kontroll.

Spørsmål før valg eller utvikling

Les også KGV vs. KAV og krav til KGV . Skal dere levere tilbud, kan en gratis anbudsvurdering avdekke minstekrav og arbeidsmengde før teamet binder kapasitet.

Offisielle kilder

Se DFØs veiledning om anskaffelse av KGV . Funksjoner, grensesnitt og regelverk endres. Kontroller alltid oppdatert dokumentasjon hos ansvarlig offentlig aktør.