KGV vs. KAV
KGV gjennomfører konkurransen. KAV følger opp kontrakten. Verdien ligger i en kontrollert overgang mellom dem.
Forskjellen mellom KGV og KAV følger livsløpet i en offentlig anskaffelse. KGV brukes til konkurransegjennomføring. KAV brukes til kontraktsadministrasjon etter at avtalen er inngått.
De to systemtypene kan leveres samlet eller separat. Det viktigste er at ansvaret ikke faller mellom dem når konkurransen avsluttes.
Sammenligning
| Tema | KGV | KAV |
|---|---|---|
| Hovedperiode | Fra konkurranseforberedelse til tildeling og avslutning | Fra signering til utløp, avslutning og ny anskaffelse |
| Eksterne brukere | Potensielle og faktiske tilbydere | Avtalte leverandører og eventuelle kontraktsparter |
| Viktige objekter | Kunngjøring, krav, spørsmål, tilbud og evaluering | Kontrakt, leveranse, frist, avvik, endring og faktura |
| Kritiske integrasjoner | Doffin, eForms, ESPD, identitet og arkiv | KGV, økonomi, bestilling, identitet og arkiv |
| Største kontrollrisiko | Ulik informasjon, fristfeil eller svak evalueringsdokumentasjon | Glemte opsjoner, ukontrollerte endringer og manglende gevinstoppfølging |
Overgangen er et eget kontrollpunkt
En signert kontrakt er ikke nok til å starte god oppfølging. KAV-et trenger også konteksten som forklarer avtalen:
- konkurranse- og kunngjøringsidentifikator
- delkontrakt og valgt tilbud
- evaluerte kvalitetsforpliktelser
- prismodell, reguleringsmekanisme og forutsetninger
- opsjoner, forlengelser og volumgrenser
- planlagte milepæler og rapporteringskrav
- kjente avklaringer og forbehold
Lag en overføringsrapport som viser hvilke felter og dokumenter som er flyttet, hva som ikke kunne overføres og hvem som har verifisert resultatet. Først da bør kontrakten få status som aktiv i KAV.
Ett system eller to?
En samlet løsning kan gi færre grensesnitt og en enklere brukeropplevelse. Separate systemer kan gi større valgfrihet og bedre spesialfunksjoner. Begge modeller kan fungere.
Vurder særlig:
- om data kan eksporteres i et dokumentert format
- om identifikatorer bevares gjennom hele livsløpet
- om tilgang og logging fungerer på tvers av moduler
- om integrasjonene kan testes utenfor produksjon
- hvem som har ansvar når en synkronisering feiler
Unngå å vurdere løsningen ut fra antall funksjoner alene. En sjelden brukt modul er mindre verdt enn en pålitelig overføring av frister, priser og forpliktelser.
Hva leverandøren bør speile
Leverandøren møter KGV under tilbudet og kontraktsoppfølgingen etter tildeling. Bygg derfor én intern kjede fra kravmatrisen til leveranseplanen . Hvert løfte i tilbudet bør få en eier, et målepunkt og et dokumentasjonskrav i leveransen.
Dette gjør det enklere å svare når oppdragsgiveren følger opp i sitt KAV, og reduserer risikoen for at salgsteamets lovnader blir usynlige for leveranseteamet.
En enkel målarkitektur
KGV eier konkurransens strukturerte data og hendelser. KAV eier kontraktens operative oppfølging. Sak- og arkivsystemet eier bevaringsverdig dokumentasjon. Økonomisystemet eier bokførte transaksjoner. Analyseflaten kan lese fra alle, men bør ikke bli eneste sted der kritiske data finnes.
Les hva KGV er og hva KAV er . Skal dere utvikle eller anskaffe en løsning, se integrasjonsarkitektur for anskaffelser .
Offisiell kilde
Se DFØs veiledning om støtteverktøy som KGV og KAV . Kontroller gjeldende veiledning før krav fastsettes.