Krav til KGV og KAV
En god kravliste prioriterer lovpålagt støtte, kontrollerbare arbeidsprosesser, integrasjoner, sikkerhet og dataflytting.
En kravspesifikasjon for KGV eller KAV bør starte med risiko og arbeidsprosesser, ikke en lang funksjonskatalog. Flere krav gir ikke automatisk et bedre anskaffelsessystem. De kan redusere konkurransen, øke prisen og gjøre evalueringen mindre presis. Bruk gjerne den gratis KGV- og KAV-kravbyggeren som arbeidsutkast.
Tre nivåer av krav
Del behovene i tre nivåer:
- Må fungere: krav som følger av regelverk, sikkerhet, virksomhetsansvar eller kritisk drift.
- Bør fungere: egenskaper som gir målbar tidsbesparelse, bedre kvalitet eller lavere risiko.
- Kan utvikles: forbedringer som kan testes etter at kjerneprosessen er stabil.
For KGV fremhever DFØ blant annet integrasjon mot Doffin, eForms og integrert ESPD-støtte. Virksomheten må i tillegg vurdere egne krav til språk, universell utforming, tilgangsstyring, arkiv, personvern og sikkerhet.
Kravområder
| Område | Eksempel på kontrollerbart krav |
|---|---|
| Prosess | Systemet skal håndtere angitte prosedyrer og bevare sammenhengen mellom kunngjøring, krav og evaluering |
| Doffin/eForms | Kunngjøringer skal valideres og sendes gjennom dokumentert Doffin-integrasjon |
| ESPD | Oppdragsgiver skal kunne opprette forespørsel og motta leverandørens svar i løsningen |
| Tilbud | Systemet skal dokumentere mottak, frist, kryptering, åpning og kvittering |
| Roller | Tilgang skal følge minste privilegium og endringer skal logges |
| Arkiv | Definerte dokumenter og metadata skal kunne overføres og avstemmes |
| Integrasjon | API-er skal være dokumenterte, versjonerte og testbare |
| Data | Kunden skal kunne hente ut egne data i brukbare formater ved avslutning |
| Drift | Tilgjengelighet, gjenoppretting og hendelseshåndtering skal kunne verifiseres |
Skriv krav som kan demonstreres eller testes. «Brukervennlig løsning» er vanskelig å evaluere. «En saksbehandler skal kunne opprette en ny konkurranse fra godkjent mal, validere obligatoriske felter og lagre et utkast uten leverandørbistand» kan testes.
Test med virkelige scenarioer
En leverandørdemo viser ofte den lykkelige veien. Be også om å se hva som skjer når:
- en kunngjøring feiler validering
- et vedlegg erstattes etter publisering
- en bruker slutter under evalueringen
- to evaluatorer er uenige
- en opsjonsfrist nærmer seg uten beslutning
- arkivoverføringen feiler
- kunden skal eksportere alle data ved kontraktens slutt
Scenarioene bør ha forventet resultat og godkjenningskriterium. Da blir testen en del av beslutningsgrunnlaget, ikke bare et inntrykk fra en presentasjon.
Unngå unødvendig leverandørlåsing
Krev at egne data, dokumenter, hendelseslogger og nøkkelmetadata kan eksporteres. Avklar format, frekvens, kostnad og hvor raskt uttrekket leveres. Et «API» er ikke tilstrekkelig hvis bare leverandøren kan bruke det eller hvis kritiske objekter mangler.
Spør også hvordan versjoner håndteres. eForms og offentlige grensesnitt endres. Systemleverandøren bør beskrive overvåking, testmiljø, overgangsperiode og ansvar for oppgraderinger.
Evaluer det som gir effekt
Knytt kriteriene til virksomhetens viktigste utfall: færre avvik, kortere gjennomføringstid, bedre sporbarhet eller høyere avtalelojalitet. Bruk en prøveoppgave med samme datasett for alle tilbydere. Dokumenter hvorfor poengforskjellene er relevante for kontraktens verdi.
Les om Doffin-integrasjon , informasjonssikkerhet og arkivering .
Offisiell kilde
Se DFØs veiledning om anskaffelse av KGV . Kravene må tilpasses gjeldende regelverk og virksomhetens faktiske behov.