Søk i Doffin
Et godt Doffin-søk kombinerer flere signaler og sender bare relevante konkurranser videre til en rask bid/no-bid-vurdering.
Et søk i Doffin bør fange markedet bredt nok til at dere ikke mister relevante konkurranser, men presist nok til at tilbudsteamet ikke drukner i varsler. Ett nøkkelord er sjelden tilstrekkelig.
Bygg søket i lag
Bruk flere søkeprofiler med ulik funksjon:
- Kjerneleveransen: produktnavn, tjenestetyper og vanlige faguttrykk.
- Problem og effekt: ordene oppdragsgiveren bruker om behovet, ikke bare løsningen.
- CPV-koder: både presise underkoder og relevante overordnede koder.
- Kunder: navngitte oppdragsgivere, sektorer eller geografiske områder.
- Tidlige signaler: veiledende kunngjøringer, markedsdialog og planlagte konkurranser.
En teknologileverandør kan for eksempel bli oversett hvis søket bare bruker «programvare». Oppdragsgiveren kan beskrive målet som saksbehandling, ressursstyring, rapportering eller digitalisering.
Lag et begrepskart
Start med 10–20 relevante konkurranser fra tidligere år. Noter ordene i tittel, kort beskrivelse, CPV, kravspesifikasjon og kontraktsnavn. Del dem i:
- produkt- og tjenesteord
- bransjeord
- problemord
- resultatord
- synonymer og forkortelser
- ord som skaper irrelevante treff
Oppdater kartet når teamet finner en konkurranse som skulle vært fanget, eller avviser mange treff av samme grunn.
CPV er et signal, ikke hele fasiten
CPV-koder gjør søk på tvers av språk og formuleringer mulig, men kodingen kan variere. Bruk derfor CPV sammen med tekst og oppdragsgiver. En bred kode bør få strengere tekstfilter eller en rask manuell vurdering.
Les Bynas guide til CPV-koder før søkeprofilene settes opp.
Fra treff til beslutning
Et varsel er ikke en kvalifisert salgsmulighet. Gjør en femminutters førstesortering:
| Kontroll | Spørsmål |
|---|---|
| Leveranse | Er omfanget en reell match? |
| Minstekrav | Kan virksomheten dokumentere kvalifikasjon? |
| Frist | Finnes det tid til spørsmål, partneravklaring og kvalitetssikring? |
| Økonomi | Er verdi og prismodell interessante? |
| Konkurranse | Har dere en troverdig grunn til å vinne? |
Send bare relevante treff til en dokumentert bid/no-bid-vurdering . Registrer avvisningsgrunnen; den forbedrer søkeprofilen over tid.
Ukentlig rutine
Gi én person ansvar for nye treff og en annen som reserve. Gjennomgå varsler på faste dager, slå sammen duplikater og registrer neste handling. Mål treff, kvalifiserte muligheter, tilbud og vunnet verdi per søkeprofil. Et søk med mange treff og null kvalifiserte muligheter bør endres.
Doffin, KGV og data-API er ulike ting
Doffin viser kunngjøringen, mens konkurransedokumenter og innsending ofte håndteres i oppdragsgiverens KGV. Følg alltid lenken og den formelle kanalen i kunngjøringen.
Skal dere utvikle en egen søketjeneste, les om Doffin Notices API og TEDs åpne søke-API . Doffins innsendingstjeneste bør ikke antas å være et komplett åpent uttrekks-API.
Start en anbudsvurdering når et treff er relevant, men krav, kapasitet eller vinnersjanse er usikker.
Offisiell kilde
Bruk Doffin som offisiell kilde for norske kunngjøringer. Søkefunksjoner og kunngjøringer kan endres; kontroller alltid den publiserte konkurransen og dokumentene.