Kravmatrise

En kravmatrise knytter hvert krav til et konkret svar og riktig dokumentasjon. Den er et kontrollverktøy for leverandøren, ikke en erstatning for oppdragsgiverens svarmaler eller innleveringskrav.

Begynn med den publiserte konkurransen. Ta med dokumentversjon og referanse for hvert punkt, slik at en kontrollør kan finne originalteksten uten å lete i alle filene.

Skill krav som har forskjellig funksjon

Kvalifikasjonskrav, krav til leveransen, tildelingskriterier og kontraktsvilkår skal ikke behandles som samme type spørsmål. Kvalifikasjon gjelder leverandørens egnethet, mens tildelingskriteriene brukes i vurderingen av tilbudet. Den konkrete konkurransen avgjør hvilken dokumentasjon som skal leveres hvor.

Ikke marker «oppfylt» bare fordi tilbudet inneholder temaordet. Kontroller at svaret faktisk dekker kravet.

Eksempel: erfaring er nevnt, men ikke dokumentert

Et team beskriver at det har lang erfaring, mens konkurransen etterspør konkrete referanseoppdrag med bestemte opplysninger. Matrisen bør da vise hvilke oppdrag som skal dokumenteres, hvem som innhenter opplysningene og hvor de skal leveres.

Hvis samme ressurs omtales i flere filer, må opplysningene stemme. En egen fagkontroll bør avklare at erfaringen faktisk svarer på det konkurransen spør etter.

En sluttkontroll som finner faktiske feil

En sjekkliste er nyttig når hvert punkt kan etterprøves. Gjør kontrollen i to retninger:

1. Velg et absolutt krav i originaldokumentet. Finn det angitte svarstedet, les hele svaret og åpne vedlegget.
2. Velg en sentral påstand i tilbudet. Finn hvilket krav eller kriterium den svarer på, og hvilket bevis som støtter den.
3. Kontroller et punkt som ble endret gjennom spørsmål og svar. Matrisen må vise den gjeldende versjonen, ikke bare den første teksten.
4. Sammenlign personell, kapasitet, pris og fremdrift på tvers av dokumentene.
5. Kontroller filene i portalen mot matrisens dokumentliste, og ta vare på innleveringskvitteringen.

Ikke mål bare hvor mange rader som er grønne. En rad uten svarsted eller med et vedlegg som ikke kan åpnes, er et uavklart punkt selv om forfatteren har markert den som ferdig.

Et avvik skal ha en eier og en beslutning

Bruk for eksempel statusene ikke startet, under arbeid, til fagkontroll, avklaring kreves og kontrollert. Hvis et krav ikke kan oppfylles, bør matrisen vise hvem som tar beslutningen om neste handling. Den skal ikke skjule problemet bak en generell merknad.

Trenger dere et konkret oppsett, bruk kravmatrise-malen.

Bruk matrisen gjennom hele arbeidet

Fordel punktene tidlig. Gå gjennom åpne spørsmål før teamet bruker mye tid på tekster som bygger på feil forutsetning. Koble svarmalen til matrisen, men behold oppdragsgiverens påkrevde struktur.

Før levering kontrollerer en annen person et utvalg krav fra original til svar og vedlegg. Kontroller også motsatt vei: er viktige påstander i tilbudet dokumentert og konsistente med prisskjemaet?

En anbudsvurdering kan være nyttig når omfanget er uklart. Unngå sensitive vedlegg i første kontakt.

Offentlig kilde: DFØs veiledning om konkurransegrunnlag. Kontroller gjeldende regler og den konkrete konkurransen; arbeidsmatrisen kan ikke avgjøre en rettslig uklarhet alene.

Når det kommer nye dokumenter, bruk endringsloggen for spørsmål og rettelser.