Slik leser du konkurransegrunnlaget

Kort svar: Les konkurransegrunnlaget i tre pass. Først avgjør dere om konkurransen passer. Deretter bygger dere en kravmatrise. Til slutt kontrollerer en annen person at tilbud, vedlegg, pris og kontraktsforutsetninger følger gjeldende dokumenter.

Start med dokumentlisten og versjonene

Last ned kunngjøringen, konkurransebestemmelsene, kravspesifikasjonen, kontrakten, prisskjemaet og alle vedlegg. Registrer filnavn, versjon og dato. Spørsmål og svar, rettelser og utsatte frister kan endre det opprinnelige grunnlaget.

Ved motstrid må dere kontrollere om konkurransegrunnlaget angir et dokumenthierarki . Ikke velg den tolkningen som passer tilbudet best uten å stille spørsmål.

Første pass: kan og bør dere delta?

Se etter stoppunkter før teamet begynner å skrive:

• oppfyller virksomheten alle kvalifikasjonskrav?
• kan absolutte krav dokumenteres uten forbehold?
• finnes nødvendige referanser, sertifikater og nøkkelpersoner?
• er kapasiteten tilgjengelig i kontraktsperioden?
• er kontraktsrisikoen og prisskjemaet håndterbart?
• er tilbudsfristen realistisk med nødvendig godkjenning og portalinnsending?

Et nei trenger ikke alltid bety stopp. Kravet kan kanskje oppfylles med underleverandør eller støtte fra annet foretak, men løsningen må være tillatt og dokumentert.

Andre pass: bygg kravmatrisen

En kravmatrise bør minst ha disse kolonnene:

Skill tydelig mellom kvalifikasjonskrav , krav til leveransen og tildelingskriterier . De har forskjellige funksjoner og skal ikke besvares på samme måte.

Tredje pass: les som evaluator og kontraktsansvarlig

Når tilbudet er ferdig, la en person som ikke har skrevet hovedteksten kontrollere:

1. at hvert krav peker til et faktisk svar eller vedlegg
2. at tilbudet bruker samme begreper og nummerering som konkurransegrunnlaget
3. at påstander støttes med kontrollerbare bevis
4. at prisskjema, tekst, bemanning og leveranseplan bygger på samme forutsetninger
5. at forbehold og avvik er identifisert og godkjent
6. at siste rettelse og spørsmål/svar er innarbeidet
7. at alle filer kan åpnes og leveres i riktig portal før fristen

Når bør dere stille spørsmål?

Still et kort, nøytralt spørsmål når et krav er uklart, dokumentene motsier hverandre eller prisskjemaet ikke kan fylles ut på en entydig måte. Vis til dokument og punkt, forklar uklarheten og be om presisering. Ikke legg ved intern strategi eller mer informasjon enn spørsmålet krever.

Følg spørsmålsfristen . Oppdragsgiver kan svare etter fristen, men leverandøren bør ikke planlegge med at en sen henvendelse blir behandlet.

Vanlige feil

• å lese kravspesifikasjonen, men ikke kontrakten
• å bruke en gammel lokal kopi etter at dokumentene er rettet
• å behandle «bør» som uforpliktende uten å se hvordan det evalueres
• å fylle prisskjemaet før enheter, opsjoner og volum er kontrollert
• å gjenta kravteksten uten å forklare metode, ansvar og bevis
• å stole på at portalen varsler om alle manglende vedlegg

Offentlige kilder

• DFØ: Utarbeide konkurransegrunnlag
• DFØ: Konkurransegrunnlaget i veilederen

Regler og dokumentkrav kan endres. Den konkrete kunngjøringen, siste versjon av konkurransedokumentene og oppdragsgiverens publiserte avklaringer går foran denne guiden.

Les også

• Absolutte krav i anbud
• Avvik fra krav
• Kontroller dokumenthierarkiet

Start en anbudsvurdering hvis dere trenger en overordnet kontroll før skrivearbeidet. Ikke send konkurransedokumenter i første kontakt.