Nye svar i konkurransen: hold tilbudet oppdatert

Et tilbud kan bli utdatert mens dere skriver det. Nye svar eller rettelser fra oppdragsgiver kan påvirke krav, prismodell, leveranse og vedlegg. Derfor bør én person følge den offisielle kommunikasjonskanalen og registrere hva teamet må gjøre med hvert nytt dokument.

Dette er en praktisk arbeidsmetode. Hvilke regler og frister som gjelder, følger av den aktuelle konkurransen og gjeldende regelverk. Ikke anta at et nytt svar automatisk gir mer tid eller adgang til å endre et allerede levert tilbud.

Skill en ny opplysning fra en ferdig oppdatert leveranse

En kollega som har lest svaret, har ikke nødvendigvis oppdatert kalkylen. Registrer derfor både hva oppdragsgiver har publisert, og hvilke tilbudsdeler som berøres.

Bruk loggen sammen med kravmatrisen. Ikke opprett en løs liste som tilbudsteamet aldri ser igjen.

Eksempel: bemanningen endres etter første kalkyle

Teamet har beregnet en tjeneste med én kontaktperson i ordinær arbeidstid. Et publisert svar presiserer at en nærmere angitt beredskap inngår i leveransen. Da kan både bemanning, underleverandøravtale og prisforutsetning bli påvirket.

Marker de berørte punktene. La kalkyleansvarlig vurdere ressursbruken, fagansvarlig oppdatere leveransebeskrivelsen og en kontrollør sjekke at prisskjema og tekst ikke motsier hverandre. Det er ikke nok å lime svaret inn som et ekstra vedlegg.

Bevar dokumenthistorikken

Lagre versjoner med publiseringstidspunkt og tydelig status. Ikke overskriv konkurransegrunnlaget uten å kunne se hva som er endret. Når et dokument erstattes, må teamet vite hvilke gamle utdrag som fortsatt ligger i egne arbeidsfiler.

Avklar dokumenthierarkiet hvis opplysninger synes å trekke i forskjellige retninger. Still spørsmål gjennom konkurransens angitte kanal fremfor å basere tilbudet på en privat antakelse.

Kontroller før levering

Sett av en egen gjennomgang av endringsloggen før endelig eksport og opplasting. Hvert åpent punkt skal ha en avklaring eller en uttrykkelig beslutning om videre håndtering. Kontroller at opplastede filer er de samme versjonene som ble godkjent internt.

Hvis tilbud allerede er levert, undersøk konkurransens regler og verktøyets prosess før du erstatter eller supplerer noe. En fil lagret på egen PC er ikke dokumentasjon på at riktig fil er levert til oppdragsgiver.

Bynas anbudsvurdering kan brukes til å avklare hvordan arbeidet bør organiseres. Første kontakt bør beskrive behovet uten fortrolige priser eller konkurransedokumenter.

Faglig kilde: DFØ om konkurransegrunnlag. Regler og frister kan endres; den konkrete kunngjøringen og offisielle rettelser må alltid kontrolleres.