Leverandørguiden
NS 8407 – kontroll før totalentreprisetilbudet
Totalentreprenøren må planlegge både prosjektering og utførelse. Les funksjonskravene sammen med prisen, fremdriften og kontraktens særbestemmelser.
Innhold i guiden
NS 8407 er en standard for totalentreprise mellom byggherre og totalentreprenør. Den gjelder kontraktsforhold hvor entreprenøren påtar seg hele eller vesentlige deler av både prosjektering og utførelse. For totalunderentreprise er NS 8417 den nærliggende standarden.
Standard Norges offisielle oversikt beskriver bruksområdene og tilgangen til standardtekst. Veiledningen nedenfor er en praktisk tilbudskontroll.
Gjør funksjonskrav til kalkulerbart arbeid
Et krav om en bestemt funksjon sier ikke alltid nøyaktig hvilke aktiviteter dere må prise. Del kravet i løsning, dokumentasjon, kontroll og nødvendige avklaringer.
| Grunnlaget sier | Tilbudsteamet må undersøke |
|---|---|
| Bygget skal oppfylle et angitt ytelsesnivå | Hvilken dokumentasjon, prosjektering og testing kreves? |
| Løsningen skal passe mot eksisterende anlegg | Hvilke opplysninger finnes, og hvilke undersøkelser må gjøres? |
| Ferdigstillelse innen en bestemt dato | Når må prosjektering, myndighetsavklaringer og innkjøp være ferdige? |
| Samordnet teknisk leveranse | Hvem har ansvar for hvert grensesnitt og den samlede kontrollen? |
Ikke anta at alle ukjente forhold uten videre ligger på én part. Les risikofordelingen i avtalen og særbestemmelsene, og involver faglig eller juridisk rådgiver ved behov.
Kontroller kundens underlag
Samle dokumentlisten og marker status for beskrivelser, tegninger, grunnlagsdata og eventuelle modeller. Finn ut hvilke dokumenter som er bindende, og hvordan motstrid skal håndteres. Et eldre vedlegg kan ha en annen løsning enn et senere svar i konkurranseportalen.
Bruk dokumenthierarkiet som inngang. Registrer spørsmål med dokumentnavn, punkt, konsekvens og spørsmålstekst, slik at svaret kan brukes direkte i kalkylen.
Eksempel: fremdriften påvirker prisen
Et fiktivt tilbud forutsetter fire ukers prosjektering før bestilling av en komponent med åtte ukers leveringstid. Montering og test krever ytterligere to uker. Uten overlapp eller tidsreserve krever denne kjeden 14 uker.
Hvis kontraktsfristen bare gir tolv uker, må teamet finne en dokumentert løsning før prisen godkjennes. Mulige tiltak kan være annen komponent, tidligere avklaring eller annen gjennomføring. Eksemplet er en planleggingsøvelse; det gir ingen rett til å flytte fristen eller endre kundens krav.
Ta med prosjektering, koordinering, prøving og sluttdokumentasjon som egne interne kalkyleposter. Se tilbudspris og kapasitet.
Underentrepriser må passe inn i leveranseplanen
Kontroller hvilke deler som skal leveres av andre, hvilken prosjektering som inngår og når dere trenger resultatet. Et innhentet tilbud bør ha samme dokumentgrunnlag og avgrensning som deres eget tilbud. Se NS 8415 og NS 8417 for forskjellen i ansvaret.
Beslutningen før innsending
Tilbudsansvarlig bør ha én samlet oversikt over uavklarte funksjonskrav, endrede standardvilkår, kostnadsusikkerhet, kritisk fremdrift og spørsmål som ikke er besvart. Avklar hva bedriften kan akseptere før tilbudet sendes. Vurder forbehold særskilt; et generelt standardforbehold kan skape problemer i en offentlig konkurranse.
Standarder, regler og terskelverdier kan endres. Bruk konkurransens faktiske standardutgave, kundens tillegg og gjeldende anskaffelsesterskler. Trenger dere hjelp til å organisere tilbudsarbeidet, start med en anbudsvurdering.