Leverandørguiden
Kravmatrise-mal med eksempelrader
Koble hvert krav til dokumentreferanse, svarsted, bevis og ansvarlig. Bruk matrisen internt uten å endre oppdragsgiverens påkrevde svarstruktur.
Innhold i guiden
En kravmatrise er en arbeidsliste som gjør hvert krav sporbar fra konkurransegrunnlag til svar og dokumentasjon. Den kan lages i et vanlig regneark. Dere trenger først og fremst tydelige referanser og en ansvarlig person per punkt.
For forklaring av kravtypene og kontrollmetoden, les guiden til kravmatrise. Denne siden gir selve oppsettet.
Kolonner du kan kopiere
Kopier overskriftene nedenfor til et regneark. Semikolon skiller kolonnene. Tilpass oppsettet etter konkurransens dokumenter; dette er en redaksjonell mal, ikke et offentlig fastsatt skjema.
ID;Dokument og versjon;Punkt;Kravtekst;Type;Svarsted;Bevis;Ansvarlig;Intern frist;Status;Kontrollert av
Behold kravteksten presist nok til at kontrolløren forstår hva det faktisk spørres om. Hvis et langt punkt inneholder flere uavhengige krav, kan dere dele det i flere interne rader med samme kildereferanse.
Tre fiktive eksempelrader
| ID og type | Hva grunnlaget ber om | Svarsted og bevis | Kontroll |
|---|---|---|---|
| K-01, kvalifikasjon | Referanseoppdrag med bestemte opplysninger | Angitt kvalifikasjonsfelt og referansevedlegg | Inneholder hvert oppdrag de etterspurte feltene? |
| L-03, minstekrav | En beskrevet teknisk egenskap | Kravsvar og relevant teknisk dokumentasjon | Dokumenterer svaret den konkrete egenskapen? |
| T-02, kriterium | Gjennomføring og tilbudt bemanning | Besvarelse, plan og CV-er i påkrevd format | Henger personell, oppgaver og tilgjengelighet sammen? |
Eksemplene er ikke standardkrav som gjelder i alle konkurranser. Den publiserte konkurransen avgjør krav, svarformat og dokumentasjon.
Fordel arbeidet før skrivingen starter
Gi hver rad én eier og en intern frist. Eier kan hente bidrag fra flere fagpersoner, men noen må følge punktet frem til kontrollert svar. Legg inn egne statusverdier for avklaring kreves og til kontroll. Da unngår dere at «ferdig skrevet» forveksles med «kontrollert mot kravet».
En kontrollør bør kunne åpne originalpunktet, finne svaret og lese beviset uten å spørre forfatteren hvor filen ligger. Bruk konkrete filnavn og avsnitt, ikke bare «se tilbudet».
Oppdater ved rettelser og nye svar
Registrer endret dokumentversjon og hvilke rader som berøres. Be eieren bekrefte om svaret, kalkylen eller bemanningen må endres. Se spørsmåls- og versjonsloggen for sammenhengen mellom avklaringer og besvarelse.
Før innsending må dere kontrollere de faktiske filene i portalen. Et korrekt filnavn i matrisen beviser ikke at riktig versjon er lastet opp. Bruk sjekklisten for portalinnsending og marker hvem som har gjort sluttkontrollen.
Hva malen ikke avgjør
En intern status kan ikke avgjøre om et forbehold er tillatt eller om dokumentasjonen rettslig sett oppfyller et kvalifikasjonskrav. Uklare spørsmål må avklares i riktig kanal. Offentlig faggrunnlag finnes i DFØs veiledning om konkurransegrunnlag.
Regler, terskler og dokumentasjonskrav kan endres. Kontroller den aktuelle konkurransen og gjeldende terskelverdier. Trenger dere hjelp til å strukturere arbeidet, start en anbudsvurdering uten å sende fortrolige vedlegg.