Leverandørguiden
Tilbudsbrev: mal for offentlige anbud
Tilbudsbrevet skal gjøre leveransen ryddig å identifisere. Følg alltid oppdragsgiverens svarmal og unngå nye vilkår som motsier resten av tilbudet.
Innhold i guiden
Et tilbudsbrev er et kort følgebrev som identifiserer konkurransen, leverandøren og tilbudets dokumenter. Det er ikke en erstatning for prisskjema, kravbesvarelse eller påkrevd dokumentasjon. Bruk kundens mal dersom konkurransen har en.
Malen nedenfor er et redaksjonelt utgangspunkt for offentlige anbud. Den er ikke en generell kontraktsmal for alle typer salg eller håndverkeroppdrag.
Kopierbar struktur
Erstatt feltene i hakeparenteser og fjern instruksjonsteksten før levering. Oppgi bare det konkurransen ber om eller tillater.
Til: [oppdragsgiver]
Konkurranse: [navn og referansenummer]
Dato: [dato]
Tilbud fra [juridisk navn], org.nr. [organisasjonsnummer]
Vi leverer tilbud på [konkurransen og eventuell delkontrakt].
Tilbudet er utarbeidet på grunnlag av [dokumentgrunnlag og
avklaringer identifisert slik konkurransen krever].
Tilbudets dokumenter:
1. [dokumentnavn og versjon]
2. [dokumentnavn og versjon]
3. [dokumentnavn og versjon]
Kontaktperson: [navn, rolle og kontaktopplysninger]
[Signering dersom konkurransen krever det]
Ikke bruk en standardsetning om «ingen forbehold» før en ansvarlig har kontrollert hele tilbudet. En slik erklæring rydder ikke bort motstridende vilkår i andre vedlegg. Hvis konkurransen krever en bestemt erklæring, må den besvares korrekt og konsistent.
Hva hører hjemme hvor?
| Opplysning | Vanlig plassering å kontrollere |
|---|---|
| Konkurranse og leverandør | Tilbudsbrev eller portalens identifikasjonsfelt |
| Pris og priselementer | Oppdragsgiverens prisskjema |
| Kvalitet og gjennomføring | Besvarelsen til det aktuelle tildelingskriteriet |
| Kvalifikasjoner og dokumentasjon | Angitte felt, ESPD eller etterspurt vedlegg |
| Forbehold og avvik | Der konkurransen uttrykkelig ber om dem |
| Kort oversikt over løsningen | Eventuelt ledelsessammendrag hvis formatet tillater det |
Dette er en kontrolltabell, ikke en regel som overstyrer konkurransedokumentene. DFØs veiledning om tildelingskriterier forklarer hvorfor besvarelsen må følge det etterspurte vurderingsgrunnlaget.
Eksempel på dokumentkontroll
En leverandør har revidert prisskjemaet fra versjon 2 til 3 etter et svar fra oppdragsgiver. Tilbudsbrevet viser fortsatt til versjon 2. Fagbesvarelsen viser dessuten en annen oppstart enn fremdriftsvedlegget.
Riktig neste handling er å samordne dokumentene før innsending. Et nytt tilbudsbrev alene løser ikke motstriden. La én person sammenligne dokumentlisten med filene som faktisk ligger i portalen, og en annen bekrefte pris og fremdrift.
Unngå disse standardfeilene
- Salgsvilkår fra et tidligere privat oppdrag følger med som vedlegg.
- Tilbudsbrevet innfører annen betalingsfrist eller ansvarsbegrensning enn kontrakten.
- En pris skrives både i brevet og prisskjemaet, men tallene avviker.
- Brevet navngir en annen juridisk enhet enn den som leverer tilbudet.
- Signatur eller fullmakt mangler der konkurransen krever det.
- Riktig dokument lastes opp i feil felt eller leveres etter fristen.
Les forbehold i tilbud før dere legger til egne vilkår. Bruk sjekklisten for portalinnsending for den tekniske sluttkontrollen.
Før malen brukes
Konkurransens krav og den gjeldende avtalen styrer. Regler, terskelverdier og dokumentkrav kan endres; kontroller oppdatert terskeloversikt og de siste publiserte avklaringene.
Trenger dere hjelp til å planlegge tilbudet, start en gratis anbudsvurdering. Første kontakt skal ikke inneholde tilbudsfiler, fortrolige priser eller forretningshemmeligheter.