Leverandørguiden
Prise en rammeavtale når uttaket kan bli lavere enn estimatet
Test etableringskostnad, dekningsbidrag og kapasitet ved lavt uttak før du priser en offentlig rammeavtale.
En konkurranse oppgir et estimert volum som ser attraktivt ut. Bedriften regner hjem etableringen ved å fordele kostnaden på alle de forventede bestillingene. Men hva hvis uttaket blir vesentlig lavere? En rammeavtale som ser lønnsom ut i hovedscenarioet, kan da binde kapasitet uten å dekke kostnadene.
Les først hva konkurransedokumentene faktisk sier om volum, bestillinger, eventuell eksklusivitet og kapasitet. Det er ikke nok å kjenne produktnavnet «rammeavtale». Et estimat, en maksimalverdi og en avtalt kjøpsforpliktelse kan beskrive forskjellige forhold. Den konkrete betydningen må avklares fra dokumentene og ved behov med kvalifisert bistand.
Del kalkylen i etablering og bestillinger
Finn kostnader som oppstår selv om kunden bestiller lite, og skill dem fra dem som følger hver leveranse. Tenk også på opplæring, rapportering, systemtilgang og beredskap. Det som omtales som gratis oppstart i tilbudet kan fortsatt ha en reell kostnad for bedriften.
| Post | Hva som bør testes ved lavt uttak |
|---|---|
| Etablering | Hvor mye må gjøres før første ordre? |
| Fast oppfølging | Hvilket arbeid fortsetter uten bestillinger? |
| Leveranse | Hvilke kostnader følger den faktiske ordren? |
| Kapasitet | Hva må holdes tilgjengelig, og på hvilke vilkår? |
| Avslutning | Hvilke forpliktelser gjenstår når avtalen ender? |
Bruk samme avgrensning i alle scenarioer. Ikke la hovedscenarioet inkludere support og transport mens nedsidescenarioet ser bort fra dem.
Et enkelt nullpunkt synliggjør risikoen
Anta 15 000 kroner i etableringskostnad og 400 kroner i bidrag per bestilling etter de variable leveransekostnadene. Det kreves da 38 bestillinger for å dekke etableringen i denne forenklede modellen. Ved 20 bestillinger blir bidraget 8 000 kroner og differansen mot etableringen minus 7 000 kroner.
Dette er ingen anbefalt prismodell eller full lønnsomhetsberegning. Løpende faste kostnader og andre forhold er utelatt. Poenget er å se hvilke volumforutsetninger tilbudet faktisk trenger, før bedriften binder seg til pris og tilgjengelighet.
Avklar uklarheter mens spørsmål fortsatt er mulig
Spør presist om dokumentasjonen som mangler, gjennom konkurransens angitte kanal og innen gjeldende frister. Unngå å løse usikkerheten med en skjult forutsetning i prisen eller et forbehold som ikke er vurdert mot konkurransereglene.
Bruk guiden til volumforutsetninger sammen med kalkylen. Lag en kort beslutningsside som viser forventet uttak, lavt uttak og hva ledelsen må kunne bære dersom avtalen gir færre bestillinger enn håpet.
Byna kan være et utgangspunkt når bedriften vil få bedre struktur på konkurransegrunnlag og tilbudsarbeid. Beskriv volumusikkerheten i en henvendelse til Byna fremfor å sende inn en ferdig konklusjon om at avtalen nødvendigvis er lønnsom. For offentlig veiledning om anskaffelser, bruk DFØs anskaffelsesportal og dokumentene for den konkrete konkurransen.