Leverandørguiden
Prisforutsetninger i tilbud når leveranseplanen er uklar
Avklar mengder, oppstart og endringsansvar før du priser et offentlig tilbud med usikre leveranseforutsetninger.
En tilbudspris kan se presis ut selv om grunnlaget er uklart. Før dere beregner timer og påslag, må dere vite hvilken leveranse prisen faktisk dekker. Uavklarte forutsetninger bør oppdages mens det fortsatt er mulig å stille spørsmål etter konkurransens regler.
Denne guiden gir en arbeidsmetode for leverandøren. Den avgjør ikke om et bestemt forbehold er tillatt. Konkurransedokumentene og gjeldende anskaffelsesregler må vurderes konkret før tilbudet leveres.
Lag en liste over det prisen er følsom for
Les leveransebeskrivelsen sammen med kontrakt, prisskjema og tidsplan. Registrer uavklarte forhold med dokumentreferanse. Skill mellom at en opplysning mangler, at to dokumenter sier forskjellige ting, og at dere selv har valgt en arbeidsmetode som påvirker kostnaden.
| Forhold | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Mengde | Er oppgitt volum en bestilling, et estimat eller bare historikk? |
| Oppstart | Når må personell, materiell og kapasitet være tilgjengelig? |
| Avhengighet | Hva må kunden eller en annen leverandør levere først? |
| Endring | Hvordan skal endringer bestilles, prises og dokumenteres? |
| Betaling | Hvilken hendelse gir rett til å fakturere? |
Bruk kontraktsguiden for SSA-L når konkurransen gjelder en slik avtale. Ikke anta at navnet på kontraktsmalen forteller alt om de utfylte bilagene.
Et illustrativt eksempel: to forskjellige oppstarter
Et team planlegger 80 timers etablering og deretter en løpende tjeneste. Dokumentene omtaler både en tidlig prøveperiode og en senere produksjonsstart. Hvis alle løpende kostnader begynner ved prøveperioden, blir kontantbehovet et annet enn om produksjonsstart er utløsende.
Lag to interne kalkyler med de samme timesatsene og vis bare forskjellen i tidspunkt og omfang. Eksemplet sier ikke at begge tolkninger er tillatte tilbudsalternativer. Det viser hvilket spørsmål dere må få avklart, og hvilken kostnad som følger av svaret.
Still et spørsmål som kan besvares
Vis til punktet i dokumentene og forklar hvilken opplysning dere trenger. Spør for eksempel hvilken milepæl som utløser leverandørens plikt til å bemanne den løpende driften. Unngå å sende fortrolige kalkyler eller en ferdig løsning som andre tilbydere ikke trenger innsyn i.
Følg konkurransens kommunikasjonskanal og frister. Et internt notat eller en uformell samtale med en kontaktperson er ikke nødvendigvis en del av konkurransegrunnlaget. Registrer også svaret og kontroller om det påvirker flere deler av tilbudet.
Kontroller helheten før levering
La en person som ikke laget kalkylen sammenligne prisark, løsningsbeskrivelse og kontraktsforutsetninger. En forutsetning som bare finnes i et regneark, kan gå tapt i den endelige leveransen. Avklar eventuelle avvik faglig før innsending; et forbehold kan påvirke tilbudets gyldighet.
DFØ forklarer sammenhengen mellom leveranse og tildelingskriterier. Dere kan også bruke en anbudsvurdering til å avklare behov for kalkyle- og kvalitetsarbeid før sensitive dokumenter deles.