Leverandørguiden
Tilbudspris: regn på kapasitet før du lover leveransen
En praktisk kalkyle for små leverandører som må prise arbeidstid, innkjøp, oppfølging og usikkerhet i et tilbud.
Et tilbud kan være konkurransedyktig og samtidig være for svakt kalkulert til å leveres lønnsomt. Før du bestemmer pris, må du vite hva oppdraget krever av folk, innkjøp og oppfølging. Skill mellom det kunden beskriver, det dere må gjøre for å levere, og forutsetningene kalkylen bygger på.
Bruk konkurransedokumentene som utgangspunkt. DFØs felles kjøreregler for anskaffelser er et relevant sted å kontrollere fremgangsmåte og krav. Regler og konkurransevilkår kan endres; det er den konkrete konkurransen som må leses før tilbudet ferdigstilles.
Bryt leveransen ned i arbeid som kan telles
Lag aktiviteter med forventet tidsbruk og avhengigheter. Ta med oppstart, avklaringsmøter, rapportering, kvalitetssikring og avslutning. Disse oppgavene forsvinner ikke selv om de ikke er hovedproduktet i leveransen.
| Aktivitet | Hva du bør avklare |
|---|---|
| Oppstart | Tilganger, informasjonsbehov og ansvar |
| Produksjon eller levering | Mengde, bemanning og nødvendig kompetanse |
| Kundeoppfølging | Møter, status og avklaringer |
| Kontroll | Testing, dokumentasjon og retting |
| Avslutning | Overlevering, opplæring og sluttoppgjør |
Bruk erfaring fra lignende oppdrag der det finnes, men undersøk forskjellene. Et oppdrag med flere lokasjoner eller strengere dokumentasjon kan kreve vesentlig mer koordinering selv om volumet ligner.
Test hva som skjer når tiden øker
I et tenkt eksempel er 100 timer lagt til grunn, med en intern kostnad på 700 kroner per time. Arbeidskostnaden er da 70 000 kroner før andre kostnader. Ved 120 timer øker denne delen til 84 000 kroner. Forskjellen er 14 000 kroner som må kunne håndteres innenfor oppdragets økonomi.
Dette er en enkel følsomhetstest, ikke en anbefalt timesats eller margin. Legg til innkjøp, reise og andre relevante kostnader, og bruk egne dokumenterte forutsetninger. Skill mellom kostnad, salgspris og merverdiavgift i kalkylen.
Avklar hvem som faktisk har kapasitet
Et tilbud kan se lønnsomt ut på papiret og likevel presse ut arbeid dere allerede har avtalt. Sett leveransen inn i kalenderen og vurder hvem som må være tilgjengelig samtidig. Ta også med om nøkkelpersoner har ansvar for flere aktiviteter.
Ikke løs en svak kalkyle med uklare forbehold i siste øyeblikk. Bruk konkurransens prosess for spørsmål og avklaringer, og kontroller hvordan forutsetninger kan beskrives uten å komme i konflikt med kravene.
Behold kalkylen etter at tilbudet er levert
Hvis dere vinner, bruk samme aktivitetsstruktur i prosjektoppfølgingen. Da kan dere se hvor faktisk tidsbruk og kostnad avviker fra forventningene. ReAI kan støtte regnskapsgrunnlaget, mens Byna kan hjelpe med tilbudsarbeid og struktur. En etterkontroll av kalkylen gir også et bedre grunnlag for neste konkurranse.
Fortsett med neste oppgave
Les også ssa-o oppdragsavtalen.
Du kan også lese om pris og kalkyle i tilbud.